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如果你参加过大型的工程项目或者参与过企业项目管理，就会理解一个公司为什么要雷打不动地开例会。刚刚参加工作在一家国际工程公司工作时，例会是我学习和进步的最佳捷径；幸运的是，还在一家民营企业参加过企业项目管理的培训和落地、实施工作，受益匪浅。那么，到底为什么要开例会呢？

一、 例会的定义。

1） 例会的含义。

例会的英文叫“regular meeting”，其含义就是每隔一定的时间举行一次的会议。这里的“一定时间”会由于工作内容、难易程度、控制难度等因素而不同，最常见的“周例会”，有些工作需要密切跟踪的，还有日例会，比较容易控制的工作或者变数比较小的工作，可以是月例会。例会常常会在固定的日子，比如每周五下午3：00，每月第一个星期一上午9:00等。有些公司的例会比较多，可能会存在各种不同的例会，为了应对这种复杂性，或者为了提升例会的效率，还对例会的召开、举办制定了制度，即例会制度。

2） 例会制度的内容。

例会制度中，一般需要明确例会的组织者、例会的主持人，并对例会的主题、例会的时间、例会参会人、会议纪律、会议流程、例会时间的变更、例会的会议记录（会议纪要）、会议纪要签署、会议内容的跟踪、工作改善、会议纪要存档、保管做出相关的管理规定，这样可以真正让例会固化下来，让例会产生它应有的作用，提升例会的效率。

3） 例会的种类。

如果脱开项目管理来说企业项目管理的例会，例会会有很多种，其中包含了战略实施例会、年度目标跟进例会、员工大会例会、晨会例会、部门例会、专项工作例会等。

二、 例会的作用。

由于例会的种类繁多，我们就以普示性的例会作为案例，来说明例会的作用。

1） 信息交换与对称。

对于一些事先已经约定的目标或工作项，例会的作用之一就是要交换信息，工作各方要汇报各项相关工作的进度，达到信息对称的目的。这样可以让工作相关人了解工作的进展、进度、程度等，以便能够根据这些信息作出下一步的决策或工作调整。

2） 问题解决方案讨论。

在项目进展的过程中，一定会出现这样或那样的问题，有些问题牵涉到不同的部门、不同的领域、不同的专业，需要各个部门坐下来，把问题提出来，与会人员一起研究问题的各种解决方案，形成一致的决议，会后按照会议的决议逐项落实。

3） 工作提升与改善。

例会还有一个作用，就是在现有工作方式、方法的基础上，提出更加有效的工作方式或方法，以便让工作能够提前完成，或让工作的质量有所提升。也可能会有相关人员提出“工作改善提案”，供与会者研究和讨论，让某项工作更叫有效。

4） 传达新指令。

在项目工作的过程中，上级部门总会根据一些新情况、新动向确定新的工作指令或者决定，以便适应新的变化，确保项目目标按时完成。例会上上级部门需要对这些指令进行传达和解释。

5）聚群效应仪式感。

题主提到了晨会的概念，我也在某些答题中对晨会有过探讨。在一个组织中，大家各自忙各自的工作，没有时间像个真正的团队一样聚在一起。为了这种心理需求和仪式感，定期的晨会是一个好方法。这种仪式感也可以增加大家的凝聚力和归属感，尽管有些公司把晨会这种例会做得有些太乏味了，但晨会本身还是有很多普通员工无法感知的好处的。

三、 关于总结、工作计划、日报的问题。

1）如果你是个用心工作的人，一定缺不了工作计划、总结和日报（或者周报）。

2）如果你对这些工作的形式厌烦，说明你还没有真正懂得管理自己和管理自己的工作。

3）一年之计在于春、一日之计在于晨，这是古话，而且是很有道理的古话。没有计划，工作就等于瞎做；没有总结，就无法让自己反省和探讨。

4）尽管改变自己的状态，多想想自己哪些地方做的不好，多想想自己如何做出改变以便适应职场的日常规则。 

5）怀疑人生，不如先怀疑自己。

祝你进步！

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