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Mira：大家好，我是微软全渠道事业部的高级渠道战略顾问 Mira，很荣幸作为本次活动的主持人，今天我将与三位嘉宾一起，为您带来一场面向专业服务业的知识分享体验会。

在前面两期的“”与“”直播中，我们分别向大家介绍了如何建立知识萃取体系和提升团队效能，感兴趣的观众可以随时观看回放视频。

本期我们会聚焦在“项目”主题上，以期实现整个项目的全周期管理。为此，我们特意地请到了一位重量级嘉宾，她将为大家分享微软内部是如何高效管理项目，并实现敏捷开发的。

Cherry：大家好，我是微软 MCS 的首席项目经理 Cherry， MCS 其实就是一个专业服务部门，它的使命是充分地利用微软的产品和工具，来帮助各行各业的客户实现端到端的解决方案。下面我想分享一下微软开发团队在项目管理上的实践经验。

管项目也要有“套路”

由于工作特性，我每天接触的项目非常多，主要工作就是跟踪这些项目的状态，将信息同步给项目干系人，以及帮助团队解决核心问题，这样才能确保项目顺利进行下去。

在我眼中，项目不分大小，都要做到点和面的兼顾。为了达到这一目标，我们一直在采用微软内部沉淀下来的一套方法论，称之为“项目实施三步曲”。在每个阶段，都会有一些关键活动要达标，以确保项目成功交付。

在计划阶段，我们要做好项目干系人分析，基于此才能更好的设定项目的组织架构，明确项目的沟通计划，以保证正确的人做正确的事，正确的信息传达给正确的人。

在执行阶段，最主要的工作是监控执行状态和做好风险管理，以便保证计划的有序执行，所以在这个阶段有大量的沟通工作要做，比如项目周会与周报、项目管理委员会的例行会议，项目里程碑的评审会议。

在收尾阶段，除了要完成项目成果的交接和验收，更重要的是要对项目进行复盘总结。比如团队在执行过程中有哪些风险没有被识别到，下次发生类似的问题是否有更好的解决方法，这些知识的沉淀才是团队最宝贵的财富。

无论线上线下，敏捷管理无处不在

在实际工作中，为了减轻压力，我们会借助一些工具来进行项目管理。前几年通常是传统方式，会议纪要靠手工记录，工作任务使用物理看板。但是最近我们大面积启用了电子化工具。

相较于传统方法，这些工具首先大大提高了团队的工作效率，确保了沟通的准确性和透明度，尤其在疫情期间帮我们实现了多团队跨地域的项目协同。其次，一旦采用电子化工具，也就实现了可视化管理，这样能帮助管理者实时了解项目状态做好风险控制。

工具升级并非就一劳永逸了，更重要的是要真正用到实处，做到以道驭术，我会举几个有代表性的场景： 

1） 规划分工

分工是项目在启动阶段就要做好的工作，这个地基如果不牢固，垒得越高越危险。曾经遇到过一个复杂度很高的项目，团队近80个人只有一个目标：3个月后交付第一版可上线试用的系统，但并没有更详细的 WBS 和项目计划，每个人都有点茫然。 

介于这种状况，我们快速上马了三件事：一是确定了项目组织架构，明确每个小组的分工和责任；二是每个小组的 leader 带领团队分解任务，做出合理的时间计划和资源计划；三是选择了合适的项目管理工具，把所有的需求和任务管理起来，构建 dashboard，实时监控执行状态。最终结果也是令人满意的，3个月后我们交上了一份满意的答卷。 

2） 资源管理

资源管理本质上是成本和时间的矛盾，我们既不能无限制的做采购储备，又不能延期交付，这就需要想办法让资源价值和项目进度实现双赢。

8年前刚到微软带医疗项目时，由于医院的办公资源紧缺，为了和客户紧密合作，我们40多人要挤在一个没有窗户的阅览室。如今工作模式彻底改变了，我们可以很方便的采用和客户异地办公的方式，借助于 Teams、DevOps 等工具，项目资源问题得到了很好的解决。

3） 沟通管理

沟通是双向的，如果只是管理者单方面的对员工施压，那谈不上沟通。我们要做的是用眼去“纵览全局”，用耳去“倾听建议“，用嘴去“明确方向”，这样大家的心才会更齐。

我在做项目管理时就给自己设定了几个准则：项目状态一定要有常规且有效的汇报；项目会议一定要有正式的会议纪要；项目中的问题和风险一定要有准确的记录和定时的 Review 和跟踪；大型或是复杂项目的管理委员会正式会议必须要定期召开。 

曾经在一个项目中，客户最初没有做会议纪要的习惯，后来和我们一起工作一段时间后，客户自己也使用上了 OneNote，每次开会先要看下上一次会议纪要的 Action plan 是否都有执行，他们说这样大大避免了一些无效会议。

非常感谢Cherry的精彩分享，我们可以简单归纳出一个核心观点：企业也好，团队也好，每天都在处理的是人的管理和物的管理。我们做出什么样的决策，利用什么样的工具，对于我们产生的效能是很关键的。

上半场我们分享了微软内部开发团队的实战经验，了解到了成熟的项目管理方法论。

下半场的两位嘉宾，将立足于专业服务行业的特性，为大家解析如何通过数字化工具管理项目全周期中的每个环节。

项宁：大家好，我叫项宁，来自微软商业企业事业部，主要负责微软的商业管理软件。

黄千开：我是微软金牌合作伙伴厦门一维天地的创始人黄千开。下面我们将结合行业特点，探讨下专业服务业在项目管理上的痛点和解决方案。

人/财/物一体化，合拢项目闭环

从管理的角度来看待专业服务行业，我们认为它有四个方面的特点：

• 周期长：需要全面地监控漫长的交付周期

• 成员多：项目成员要做到高效协同

• 形态多：业务模式多样化，管理要素繁多

• 交付严：文档迭代管理，知识储备安全合规

针对以上这些特点，我们基于微软 Dynamics 365 平台，搭建了一套将人、财、物贯穿在一起的项目管理解决方案。在一个完整的生命周期管理中，一个项目通常要经历商机、报价、合同、预算、成本控制、收入确认六大环节，下面我们将从这六个方面出发，来阐述如何解决企业项目管理上的多样化需求。

1） 商机

专业服务行业的商机管理周期是比较长的，通过 Dynamics CRM，你可以针对不同的商机类型设定不同的管理流程，并在每个流程的节点上设置阶段目标。这样即便员工能力差一点，也能通过标准流程去做好跟进工作。 

2） 报价

项目报价会受到多种因素的影响，有按照时长计费的，有按照人员职称计费的，这些都要和客户交代清楚。为了解决报价复杂的问题，Dynamics 365 引入了基于 WBS 的报价体系，根据工作分解任务来评估成本与收入。例如医药认证项目中，就可以根据临床实验的样本量，来推算招募的病人和志愿者数量，再由这些具体的工作量来计算报价。

3） 合同

双方在报价上达成一致时，就会进入合同立项环节。合同不只是一纸契约，同时也是项目执行的重要的基础，何时交付、何时开票、审核标准是什么，通过这个载体双方才能互相制约。正是由于它的重要性，Dynamics 365 集成了 Office 365 的文档管理功能，不管是商务合同，还是执行阶段的确认函，都能做到可查可溯源。 

4） 预算

一个项目最终能否盈利，很重要的一点是要做好预算。由于交付周期漫长的特性，大多企业会同步进行多个项目，这就涉及到 Pipeline （即未来项目）和 Backlog（即当前项目）的综合预测。Dynamics 365在做的就是将预算编制颗粒化，例如一个500万的单子，就可以将其未来成本和收益细分到具体的月份和事业部。这样不仅预算编制有理有据，也有利于进行跟踪控制。

5） 成本

预算制定以后，就必须考虑怎样贯彻下去。很多客户都遇到过最后阶段才发现亏损，就是因为没有在过程中及时纠正成本。专业服务业的大部分成本出自人力，为了合理分配人力资源，Dynamics 365 在工时、报销、状态、执行多个方面来严控成本。通过员工填报的工时单、出差申请、报销单，来监控项目的成本波动。

6） 收入

专业服务业的交付物多种多样，也导致收款方式存在很大差异。Dynamics 365 提供了多种收入确认规则。例如当项目进行到一定阶段时，满足合同里程碑的约定条件，就可进行开票并回款，开票时还可以自动剔除预收款的已开票金额。

款项入账并不代表一切都结束了，项目期间积累的数据还可以进行复盘分析，企业高层可以通过微软的 Power BI，来生成基于项目、部门、产品线的可视化报表。例如针对单一项目的健康度分析，针对现金流的预测分析，这些智能分析结果将有助于管理者做出更明智的决策。

以上就是此次线上研讨会的主要内容。

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